Відсьогодні, за сприянням міністра закордонних справ України Андрія Сибіги, МЗС відкриває для українців доступ до автоматизованої процедури подачі документів для вчинення нотаріальних дій в 40 посольствах і консульствах України по світу

У рамках продовження реформи консульських послуг МЗС відбувається постійна робота над їх автоматизацією, вдосконаленням та спрощенням доступу. Головне завдання: громадянин за кордоном має відчувати опіку, турботу та повагу своєї держави. Це також про збереження звʼязків нашого великого народу зі своєю державою. 

Сьогодні стартує пілотний запуск у перших 40 закордонних дипломатичних установах нової послуги в одній з ключових консульських сфер. Це автоматизована подача документів для вчинення нотаріальних дій.

З 1 липня українці за кордоном отримали можливість через електронний кабінет заявника інформаційно-комунікаційної системи МЗС «е-Консул» подавати інформацію та документи в електронній формі для вчинення нотаріальних дій.

Головне нововведення полягає в тому, що всі процедури подачі та обробки документів тепер можна зробити онлайн, без потреби фізичного відвідання дипустанови. Замість довгого очікування, подорожей, оформлення — тепер зручна онлайн процедура і згодом короткий візит, щоб лише забрати готовий документ.

Раніше для вчинення нотаріальної дії в консульстві громадянин мав особисто прийти та подати всі необхідні документи в паперовому вигляді, написати заяву власноруч; повідомити, які саме повноваження він збирається передати іншій особі, узгодити з консулом текст необхідної довіреності; оплатити консульський збір (зазвичай на пошті або в банку), а потім очікувати на друк довіреності консулом та її отримання у другій половині дня. Інколи, у разі відсутності якогось документа або невпевненості у тому, який саме текст довіреності підійде для подальшого використання, громадянину доводилося відвідувати дипломатичну установу ще раз в інший день. Все це забирало час, кошти, ресурси.

Відтепер громадянин у зручний для нього час через надійну та доступну систему е-Консул подає онлайн заяву на вчинення нотаріальної дії, завантажує зразок необхідної довіреності чи нотаріальної заяви, підвантажує усі необхідні документи.

Система підказує, які документи мають бути подані для вчинення тієї чи іншої нотаріальної дії.

Консульська посадова особа опрацьовує подану інформацію без фізичної присутності заявника та у разі її відповідності вимогам законодавства підтверджує право заявника звернутися за вчиненням нотаріальної дії.

У разі виявлення якихось невідповідностей, заявнику надсилається повідомлення з конкретними рекомендаціями щодо їх усунення. Система формує нотаріальний документ та надсилає особі повідомлення про готовність консульської посадової особи його посвідчити та необхідність оплатити консульський збір. 

Особі залишається записатися в е-Чергу для вчинення нотаріальної дії, прибути до дипломатичної установи у визначений час, подати документи, які надсилались в електронній формі, особисто підписати попереднього узгоджений через систему е-Консул нотаріальний документ та, після внесення консулом інформації до реєстру нотаріальних дій, отримати оформлений документ.

Відсьогодні громадяни України вже мають доступ до цього пілотного проєкту в посольствах України в Австралії, Алжирі, Анголі, Аргентині, Ботсвані, В’єтнамі, Гані, Ефіопії, Індії, Індонезії, Катарі, Кенії, КНР, генконсульствах у Гуанчжоу та Шанхаї, посольствах в Конго, Кореї, Кот-д’Івуарі, Кубі, Кувейті, Латвії, Малайзії, Марокко, Мексиці, Мозамбіку, ОАЕ, Омані, ПАР, Перу, Руанді, Саудівській Аравії, Сенегалі, Сінгапурі, Таїланді, Тунісі, Чилі, Японії, генконсульствах в Мілані, Гамбурзі та Гданську.

Всі циркуляри та інструкції розіслані, тож користуватися можна вже відсьогодні. МЗС також буде збирати відгуки та зворотній звʼязок для покращення роботи системи. 

Детальніша інформація та відповіді на розповсюджені питання будуть доступні сьогодні на ресурсах дипустанов та Департаменту консульської служби МЗС. 

Глава МЗС Андрій Сибіга висловив вдячність колегам та всій команді, яка втілила цей проєкт, за важливу роботу та корисний для наших людей результат.

Після оцінки результатів пілотного етапу планується вже невдовзі розширити його на інші дипломатичні та консульські установи України за кордоном.

Нашим пріоритетом залишається захист прав та інтересів громадян України за кордоном. Для цього МЗС продовжує працювати над реформою консульських послуг і максимальним спрощенням доступу до них. Мета в тому, щоб мати сервіс, гідний сучасної, технологічної та сильної європейської держави.