За взяття на як на постійний так і на тимчасовий консульський облік осіб віком від 16 років справляється консульський збір у порядку та розмірах, визначених законодавством.

Строк розгляду заяв становить до десяти робочих днів з дня отримання необхідних документів. За взяття на консульський облік у терміновому порядку (у день подачі повного комплекту документів) консульський збір стягується у подвійному розмірі.

Громадяни України приймаються на тимчасовий консульський облік строком на один рік.

Зазначений строк може бути збільшений відповідно до строку дії дозволу іноземної держави на проживання, виданого особі, яка приймається на консульський облік, але не може перевищувати п'яти років.

Строк перебування на постійному консульському обліку необмежений.

Особа, яка перебуває на постійному консульському обліку, зобов'язана кожні десять років звертатися до закордонної дипломатичної установи України для актуалізації даних про себе. Актуалізація даних, що містяться в обліковій картці, відбувається шляхом подання заяви довільної форми.

(п.16 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України)

Порядком закріплено, що рішення про відмову у взятті на консульський облік приймається уповноваженою посадовою особою у разі, коли:

1. особа, яка приймається на консульський облік, не є громадянином України;
2. стосовно взяття на облік звернулася особа, яка не досягла 16-річного віку, або її законні представники, що не мають документального підтвердження своїх повноважень;
3. документи або інформація, необхідні для взяття на консульський облік, надані не в повному обсязі, або надані документи є недійсними.

1. Заява особи, яка досягла 16-річного віку, подана нею особисто або в інший спосіб, передбачений пунктом 5 Порядку (посилання на заяву). У разі взяття на постійний чи тимчасовий консульський облік особи, яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, заява подається одним із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників (посилання на заяву представника);
2. Одна фотокартка розміром 10 х 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, для подальшого сканування та внесення до відомчої інформаційної системи МЗС (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон — білий, вимоги до якості відцифрованого образу обличчя встановлюються відповідно до рекомендацій IКAO Doc 9303);
3. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім'я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних та сторінки з відміткою про оформлення постійного проживання за кордоном (в разі постановки на постійний консульський облік);
4. Копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);
5. Копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання або паспорта громадянина України у формі книжечки;
6. Копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (у разі наявності);
7. Копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави;
8. Оригінал документа про сплату консульського збору;
9. Оригінал та копія паспортного документа законного представника (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України) та документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік (подаються у разі взяття на облік особи яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною);
10. Копія рішення органу опіки та піклування про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування — для взяття на тимчасовий консульський облік. Якщо рішення про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, не приймалося, надається витяг з електронної обліково-статистичної картки дитини.

Підставами для зняття з консульського обліку є:

1. заява особи про зняття з консульського обліку, подана нею особисто (посилання на заяву про зняття з КО). У разі зняття з консульського обліку особи, яка не досягла 16-річного віку, особи, усиновленої іноземцями або громадянами України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, така заява подається одним із батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників або інших законних представників;
2. закінчення строку перебування на консульському обліку;
3. припинення особою, яка перебуває на консульському обліку, громадянства України;
4. смерть особи, яка перебуває на консульському обліку;
5. невиконання громадянином України, який перебуває на постійному консульському обліку, обов'язку щодо актуалізації даних, установленого абзацом другим пункту 16 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України;
6. повідомлення МЗС про повернення на постійне місце проживання в Україну усиновленої дитини;
7. повідомлення територіального органу/територіального підрозділу ДМС разом із заявою про зняття з консульського обліку особи, яка досягла 14-річного віку, постійно проживала за кордоном, повернулася на постійне проживання в Україну та звернулася до територіального органу/ територіального підрозділу ДМС з питання щодо оформлення паспорта громадянина України або анулювання штампу в паспорті громадянина України для виїзду за кордон про оформлення виїзду за кордон на постійне місце проживання.